Chargé(e) de dossiers administratifs (h/f)

La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle un(e) chargé(e) de dossiers administratifs (h/f).

DIRECTION SERVICES AU PUBLIC
Catégorie B

Au sein de la Direction Services au Public, sous la responsabilité du Chef de service Etat-Civil, vous êtes en charge des dossiers administratifs, d’assurer le suivi des rectifications des actes et de la veille juridique. Vous participez à l’élaboration des procédures et à la sécurisation des actes.

ACTIVITÉS

Assurer la coordination des activités relatives aux mariages et à la réglementation :

• Assurer le suivi et veiller à la bonne application de la réglementation des rectifications, à la mise en application des réformes
• Piloter, en collaboration avec son binôme, l’activité relative aux mariages
• Participer à la célébration des mariages les samedis.

Sécuriser les actes et procédures :

• Établir en collaboration avec le chef de bureau et le chargé d’administration générale, les fiches de procédures à destination des agents
• Formaliser les procédures internes et produire les outils utiles à la mise en œuvre.

Assurer des formations :

• Assurer la formation des agents en matière d’état civil
• Réaliser des supports de formation.

Activité Secondaire :

• Assurer le renfort de l’équipe pour l’accueil des usagers (naissances, mariages, décès) ainsi qu’au niveau des livrets/mentions.

PROFIL

• De formation administrative, vous disposez d’une première expérience, idéalement sur un poste similaire, qui vous permet de savoir appréhender un environnement institutionnel.
• Vous maîtrisez les procédures administratives, vous savez élaborer des procédures de contrôle et vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques. Vous maîtrisez notamment les outils Logitud, Siècle, GroupWise et la gestion des bases de données.
• Rigoureux(se), polyvalent(e) et réactif(ve), vous avez le sens de l’organisation et vous possédez des qualités rédactionnelles.
• Vous appréciez le travail en équipe et vous avez le sens du service public.

CONDITIONS DE TRAVAIL D’EMPLOI ET RÉMUNÉRATION

Cycle de travail : 37h30 ou 38h 30
Lieu d’affectation : Hôtel de Ville, Place de l’hôtel de Ville, 13100 Aix en Provence

Rémunération statuaire + Rifseep + Ticket Restaurant + Prime « vacances » + prestations sociales, familiales & culturelles

Adresser votre candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) avant le 1^er décembre 2023 à :

Informations complémentaires
Mme Iveta VALLS, Directrice Services au Public - 04 42 91 99 76
M. Michael KOEPPEL, Chef du Service Etat Civil par intérim - 04 88 71 99 69
Mme LEYRONAS Marie, Gestionnaire Recrutement - 04 42 91 89 93

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