Assistant du chef de département (h/f)

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La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle un Assistant du chef de département (H/F)
Département Ressources Humaines (Catégorie C)

Le département Ressources Humaines de la Ville d’Aix en Provence a été créé en 2021 au sein de la Direction Générale Adjointe des Services Ressources qui regroupe les fonctions support (Finances, Informatique et Ressources Humaines). Il compte une soixante d’agents répartis en 3 directions : Carrière et rémunérations, Qualité de vie au Travail et Recrutement et Développement des compétences.

En lien étroit avec le D.G.A.S. Ressources et l’élue déléguée aux Ressources Humaines, le chef de département pilote la politique RH et coordonne les activités de ses équipes.

En tant qu’assistant.e, vous l’assisterez dans la gestion quotidienne ses activités et la conduite de projets transversaux, en apportant un soutien administratif et logistique. Vous assurez le suivi complet de certains dossiers et travaillez en étroite collaboration avec les directeurs de l’entité à qui vous pouvez être amené.e à apporter une aide. Interlocuteur.rice privilégié.e des directeurs et des membres de la direction générale, vous jouez un rôle central dans les échanges et la circulation d’information.

ACTIVITES

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de chef de Département
  • Organiser l’agenda, prendre les rendez-vous et planifier les réunions en fonction des priorités
  • Instruire et suivre certains dossiers en intégralité, de manière autonome
  • Effectuer des travaux de secrétariat : enregistrer le courrier départ/arrivé via le logiciel, saisir et éditer des documents administratifs, gérer le classement et l’archivage …
  • Rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux de réunions, préparer des supports type diaporama
  • Assurer une veille sur les courriers et notes sensibles

PROFIL

  • De formation initiale de niveau bac ou bac+2, votre expérience professionnelle vous a permis d’acquérir une bonne maîtrise des procédures administratives et des techniques de secrétariat et d’accueil.
  • Vous maitrisez le pack Office et êtes très à l’aise avec les outils informatiques tels que les logiciels métier.
  • Vous êtes doté.e de qualités rédactionnelles et d’un esprit de synthèse.
  • Vous savez prioriser les urgences et faites preuve de rigueur et d’organisation.
  • Réactif.ve, vous êtes reconnu.e pour votre adaptabilité et votre polyvalence.
  • Vos qualités relationnelles, votre esprit d’équipe et votre discrétion sont impératifs sur ce poste.

CONDITIONS D’EMPLOI

Rémunération statutaire + RIFSEEP + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelles

Adresser votre candidature avant le 15/02/2022 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires)

Par courrier :
Mairie d’Aix en Provence
DGAS Ressources – Département RH
Direction recrutement & développement des Compétences
Service Recrutement et GPEEC
Hôtel de Ville
CS 30715
13616 Aix en Provence Cedex 01

Par mail :
recrutement@mairie-aixenprovence.fr

Informations complémentaires :
Service recrutement et GPEC 04 88 71 89 93