Agent de formalités civiles (h/f)

La Direction des Services aux Publics - Service Titres Sécurisés RECHERCHE, par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle

UN AGENT DES FORMALITÉS CIVILES (H/F)
Catégorie C

L’agent des formalités civiles affecté aux Titres Sécurisés participe à l’organisation du service des Titres Sécurisés en assurant l’accueil physique et téléphonique des usagers ainsi que l’instruction des opérations liées aux Titres Sécurisés.

ACTIVITÉS

  • Gérer l’accueil physique et téléphonique :
     Identifier, renseigner et satisfaire les attentes des usagers. Informer sur la réglementation en vigueur
     Gérer des prises de rendez vous et du planning de rendez vous
     Communiquer les documents nécessaires à la constitution du dossier en respectant la réglementation en vigueur
  • Instruire les demandes de titres sécurisés
     Saisie informatique des demandes de titres sécurisés sur le logiciel ANTS
     Assurer le contrôle réglementaire des demandes relatives aux titres sécurisés en appliquant les procédures
     Remise des titres sécurisés aux usagers en respectant la procédure
  • Gérer l’administratif et le suivi des dossiers
     Gestion des courriers administratifs et archivage
     Envoi des titres de séjours à la Sous Préfecture
  • Suivre les Recueils
     Suivi des recueils faits jusqu’à validation
     Gestion, suivi du classeur des priorités et appels téléphoniques lorsque les titres sont arrivés au service
  • Assurer le Back Office
     Envoi des demandes d’actes de naissance aux mairies et relances éven tuelles
     Suivi des titres sécurisés arrivant à expiration et relances téléphoniques aux usagers. Destruction des titres sécurisés arrivés à expiration
  • Gérer le Dispositif de recueil mobile
     Instruction des demandes de CNI à domicile (ainsi que les EPHAD, hôpitaux..) et remises des titres
     Gestion des prises de rendez vous à domicile
  • Accompagner les usagers aux démarches administratives en ligne
     Instruction et accompagnement des usagers dans leurs démarches de services web : permis de conduire, cartes grises….
  • Assurer le Rôle de référent RH
     Gestion et suivi des congés des agents, jours de formation, arrêt maladie…
     Gestion et suivi des CET

PROFIL

De formation administrative, vous possédez les capacités et qualités ci-dessous :
 Techniques d’accueil e t de communication, capacités rédactionnelles et maîtrise des procédures administratives
 Aisance relationnelle , courtoisie , sens du service public,
 Rigueur , polyvalence et réactivité, autonomie

CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaires : semaine de 37h30 sur 4 jours : 3 jours d e 7h30 à 18h30 1 jou r de 8h à 16h30
Rémunération statuaire + Rifseep + Ticket Restaurant + Prime « vacances » + prestations sociales, familiales & culturelles
Adresser votre candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) avant le 4 septembre 2023

Par courrier :
DGAS Ressources Humaines et Numérique
Département RH
Direction recrutement et développement des compétences - Service Recrutement
CS 30715
13616 Aix en Provence Cedex 01

Par mail :
recrutement2@mairie-aixenprovence.fr

Informations complémentaires
Monsieur BOGLIONE Joanne, Responsable du Bureau des Titres Sécurisés - 04 42 91 99 98
Madame LEYRONAS Marie, Gestionnaire Recrutement - 04 42 91 89 93


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Document joint